- Що таке фотографія робочого дня і навіщо вона потрібна
- Як підготувати проведення фотографії робочого дня
- Проведення фотографії робочого дня - особливості та нюанси
- Обробка та аналіз фотографії робочого дня
Фотографія робочого дня - це спосіб фіксації втрат робочого часу і ефективності використання кадрових ресурсів, що дозволяє максимізувати якість праці працівників і мінімізувати витрати, а також вирішити безліч додаткових організаційних питань в діяльності підприємства. При цьому ознайомитися з подробицями проведення даної процедури слід кожному роботодавцю і кадровому фахівця, так як цей інструмент має безліч переваг. Приклад заповнення фотографії робочого дня може послужити добрим зразком для впровадження її в будь-якій організації.
Що таке фотографія робочого дня і навіщо вона потрібна
Фотографія робочого дня не має нічого спільного з процесом створення фотознімків і фотографічним мистецтвом. Це - суто кадровий термін, використовуваний для оптимізації і контролю витрат робочого часу персоналу.
Сама по собі фотографія робочого дня являє собою процес контролювання і вимірювання всіх витрат робочого часу працівника протягом певного періоду часу. При цьому проводиться фіксація всіх без винятку дій працівника - найбільш ефективним є метод поминутного контролю з занесенням в відповідний бланк фотографії робочого дня. Слід зазначити, що законодавство ніяк не регламентує дану процедуру, тому всі особливості її проведення можуть встановлюватися роботодавцем самостійно.
До цілей здійснення фотографії робочого дня можна віднести:
- Знаходження наявних втрат робочого часу, їх вимір і наступне прийняття певних кадрових рішень для їх усунення та оптимізації витрат трудових ресурсів.
- Фіксація відомостей для подальшого проведення оптимізації облаштування робочих місць і приміщень.
- Створення вихідної бази даних для подальшого введення різних трудових нормативів, реорганізації робочого часу.
- Пошук причин невиконання співробітниками їх посадових обов'язків і структурний аналіз трудового дня на підприємстві.
При цьому порядок проведення фотографії робочого дня має на увазі здійснення її в кілька етапів:
- Підготовчий етап. Він має на увазі загальне визначення цілей, з якими здійснюється фотографування робочого часу, а також встановлює безпосередні об'єкти спостереження і регламентує всі наступні дії роботодавця і відповідальних осіб.
- Проведення спостереження. Це - безпосередньо процедура фотографії робочого дня обраних об'єктів спостереження, що реалізується відповідно до розробленої програми.
- Обробка результатів і їх аналіз. Це - завершальний етап фотографії робочого дня, який, тим не менш, є найважливішим в цій процедурі, так як саме він дозволяє згодом робити певні організаційні і кадрові рішення виниклих проблем і проводити оптимізацію праці.
Розглянути кожен з вищезазначених етапів слід більш детально окремо.
Як підготувати проведення фотографії робочого дня
Перш, ніж безпосередньо проводити фотографування робочого дня, роботодавцю слід провести значну кількість підготовчих процедур, інакше весь процес може виявитися даремним або малоефективним. При цьому підготовчий етап повинен в будь-якому випадку передбачати рішення індивідуальних для кожного підприємства питань. Однак, незалежно від того, як саме буде проводитися фотографія робочого дня, найчастіше підготовчий етап включатиме в себе наступні заходи:
-
Визначення цілей. Задумуючи проведення фотографії робочого дня, роботодавець, кадровий фахівець або керівник структурного підрозділу повинен точно усвідомлювати цілі даної процедури, так як відповідно до них будуть проводитися всі наступні заходи. Наприклад, якщо метою є оптимізація робочого простору, слід в першу чергу фіксувати періоди пересування працівника та інших витрат часу, пов'язаних з навколишнім оточенням. - Установка відповідальних осіб і вибір методу. Зокрема, фотографія робочого дня може здійснюватися як самими працівниками - даний процес називається самофотографией, так і окремо виділеними для нього співробітниками, наприклад - кадровими фахівцями, або ж запрошеними сторонніми професіоналами. У кожного із зазначених способів є як свої переваги, так і недоліки. Самофотография мінімізує витрати на проведення процедури, але має мінімальну точність, так як працівники не завжди будуть достовірно чесно фіксувати свої фактичні витрати часу. Виділення окремих фахівців дасть можливість підвищити точність дослідження, але не виключить впливу суб'єктивних чинників, а також відверне працівників від їх прямих робочих обов'язків. Аутсорсинг ж, хоч і забезпечить неупередженість і високу точність перевірки без впливу на ефективність роботи, буде пов'язаний з додатковими витратами.
- Визначення термінів і об'єктів дослідження. На підставі наявних у роботодавця ресурсів і цілей проведення фотографії робочого дня здійснюється визначення тривалості процедури фотографії та проводиться вибірка співробітників, які будуть досліджуватися. Якщо завдання дослідження в першу чергу передбачають оцінку особистісних якостей працівників, то раціонально буде залучити до нього всіх працівників, в інформації про які зацікавлений роботодавець. У той же час для загальної оцінки втрат робочого часу, достатньо буде забезпечити відносно невелику вибірку співробітників - наприклад, п'яти чоловік з двадцяти, що займають аналогічну посаду. В цілому, чим більшим буде час дослідження, і чим більшою буде вибірка - тим більшою точністю будуть володіти отримані результати, однак відповідно зростуть і витрати на проведення фотографії.
- Розробка і підготовка бланків для фотографії робочого дня. Для розробки бланків фотографії робочого дня можна використовувати як зразок, так і скласти їх з нуля. В цілому, приклад заповнення фотографії робочого дня може виглядати як таблиця, в рядках якої проставляється часовий період, а стовпці поділяються на безпосередньо виконувані процедури, облікові періоди, коментарі перевіряючого, коди здійснюваної діяльності.
- Проведення інструктажу співробітників. Даний етап фактично означає старт процедури фотографування робочого часу і не є обов'язковим. Але щоб уникнути можливих ексцесів, рекомендується проінструктувати перевіряються працівників про те, як і навіщо буде проводитися фотографування робочого часу. Однак в деяких випадках, особливо при короткій тривалості періоду оцінювання, більш ефективною буде прихована фотографія робочого часу, в тому числі, наприклад, що отримується шляхом використання засобів автоматизації - але такі дії обов'язково повинні бути відображені в трудовому договорі або локальних актах організації.
Підготовчі заходи можуть відрізнятися для різних структурних підрозділів підприємства, для різних цілей проведення фотографії робочого дня. Роботодавець сам має право визначати використовувані методи і цілі проведення зазначеної процедури і змінювати її під власні потреби.
Проведення фотографії робочого дня - особливості та нюанси
Проводячи фотографію робочого місця, роботодавець повинен враховувати, що даний процес не ідеально відображає фактичну ситуацію на підприємстві. В першу чергу слід відзначити, що при короткій тривалості фотографії, співробітники можуть спеціально пристосуватися для демонстрації кращих результатів, ніж практичні, а відповідно проведена оцінка не дасть очікуваних результатів і не зможе бути згодом закладена в процедуру поліпшення ефективності організації праці. Цю особливість роботодавцям і відповідальним за фотографію робочого дня особам слід враховувати в першу чергу.
Важливим моментом є і той факт, що фотографія робочого дня сама по собі може підняти ефективність діяльності підприємства - це пов'язано з вищеописаної особливістю такої процедури. Адже працівники, які розуміють, що кожне їхнє дію контролюється, найчастіше працюють ефективніше, ніж при відсутності контролю.
Безпосереднє проведення фотографії робочого дня слід починати з фактичним початком робочого дня. Тому відповідальний за її проведення фахівець повинен прибути раніше, ніж аналізовані працівники. В фотографію робочого дня включаються всі періоди трудової діяльності працівника, починаючи від приготування до праці і закінчуючи процедурами його закінчення. Однак в деяких випадках може бути доцільним проведення фотографії лише щодо окремих проміжків часу.
Завантажити зразок фотографії робочого дня
Слід відрізняти метод хронометражу робочого часу від методу фотографії робочого дня. У першому випадку заміряються виключно циклічні і однакові процедури для виявлення і встановлення загальних нормативів випуску товарних виробів або надання однакових послуг, а в другій ситуації - оцінюються загальні витрати робочого часу на протязі дня в комплексному вигляді.
Під час проведення процедури, перевіряючі особи повинні бути оснащені необхідними підготовленими бланками і строго фіксувати кожну дію співробітника. Однак слід пам'ятати, що на час передбачених законодавством перерв і в разі, якщо роботодавець надає співробітникам додаткові перерви в рамках робочого часу - враховувати такі проміжки часу в якості втрат трудових годин і хвилин можна.
Обробка та аналіз фотографії робочого дня
На підставі отриманої в ході фотографії робочого дня інформації, роботодавець, кадровик або керівник відділу або підприємства може робити певні дії, спрямовані на реалізацію спочатку поставлених перед даною процедурою цілей. Методики впливу залежатимуть як від початкових цілей, так і від результатів фотографії робочого дня, особливостей діяльності конкретної організації і наявних ресурсів. Так як роботодавець отримає повну структуру витрат часу, він може зробити різні рішення для поліпшення показників бізнесу, а саме:
У разі, якщо працівники витрачають занадто багато часу на пересування по території підприємства, хорошим рішенням може стати оптимізація робочих місць і самої території, в тому числі будівель. Також, оптимізація робочих місць допоможе скоротити витрати на підготовку працівника до роботи і її закінчення. - Якщо працівники відволікаються на сторонні розмови з колегами, можливо матиме сенс як перепланування робочих місць, щоб ускладнити розмови, так і невеликі кадрові перестановки. Однак слід пам'ятати, що далеко не завжди сторонні розмови занадто сильно негативно впливають на робочий час. У багатьох ситуаціях вони навпаки - дозволяють знайти нестандартні рішення робочих питань або ж просто надають працівникам емоційну розрядку, з обмеженням якої їх ефективність праці може впасти набагато сильніше.
- У ситуації, коли працівники не виконують своїх обов'язків у зв'язку з фактичною неможливістю це зробити - роботодавцю в першу чергу слід звернути свою увагу на вивчення причин такого простою і в найкоротші терміни позбутися від подібних ситуацій або попередити їх можливе повторення, або ж забезпечити зайнятість працівників інший корисної для організації діяльністю.
Далеко не завжди наявність втрат робочого часу свідчить про неефективне управління кадрами. Так, деякі посади при фотографуванні робочого часу можуть продемонструвати велику кількість годин, протягом яких вони не займаються своїми обов'язками. Найбільш актуальні такі ситуації для співробітників ремонтних і екстрених служб на підприємстві - адже поки вони не працюють, це означає, що в організації немає проблем.
